Экспертиза ценности документов в компании.

Экспертизы бывают разные: судебные, товаров, автомобилей. И вроде
сразу становиться понятно, о чем речь. Например, . Но в бизнесе встречаются такие понятия как экспертиза документов, что это такое и где она применяется мы узнаем ниже.

Про экспертизу ценных документов. Это вид операции, которая позволяет
устанавливать необходимые для хранения архивы и документы. Т.е
определяет историческую и другую ценность документа.

На первых этапах, когда архив документов начинает только
образовываться в компании, выполняется экспертиза ценностей для
каждого документа. Для таких работ руководство компании создает свою
экспертную комиссию, в ее состав входят только самые опытные работники
компании, также в обязательном порядке в состав должны входить
консультанты или специалисты из архивной службы. В присутствии
архивиста и сотрудников организации выполняется экспертиза ценности
рассматриваемого документа. Любая экспертиза подразумевает определения
сроков хранения для каждого документа. Также рассматриваются
документы, которые подлежат уничтожению.

Соответственно при большом архиве, экспертиза документов, это сложная
и трудоемкая работа. Поскольку требуется пересматривать каждый
документ по отдельности. На основании одного заголовка выполнять
экспертизу документа не допускается.

Почему экспертиза ценности документов так важна в бизнесе?

Во-первых, это необходимо для создания архива компании и передача
новых документов в уже существующий архив. Во-вторых, если не
соблюдать правила хранения этих документов, это приведет к
административной ответственности. За это отвечает руководство компании
с них взыскивается штраф в размере 500 рублей. Но ситуация может
ухудшиться при проверке документации налоговой службой. Если у Вас
обнаружиться потеря какого-либо первичного документа, то это уже
статья No.126 НКРФ. В таком случае штраф в размере до 30 МРОТ на
должностных лиц за неправильное хранение архивного документа.

Проводя правильную экспертизу документов, вы гарантируете себе, что у
проверяющих органов не будет к вам претензий. Также экспертиза
определяет сроки хранения различных архивных документов, т.е.
актуальных документов которые могут потребоваться.

В результате такой экспертизы, получается подробная опись, в которой
указывается время хранения документа в архиве.