Как оптимизировать процесс хранения бухгалтерских документов

Компьютеризация общества постепенно проникает в новые сферы деятельности. Не обошла вниманием она и систему банковского учёта. Благодаря развитию технического прогресса стало возможно в электронном виде. Особую ценность такая возможность представляет для первичных бухгалтерских документов. Хранение можно назвать заключительным этапом в жизни банковских бумаг. Но в любом бухгалтерском учреждении может возникнуть необходимость поднять из архива тот или иной первичный документ. Например, при потребности подтверждения состояния баланса банка на указанный период. Согласно установленным правилам, важно предоставлять либо оригинальный документ, либо сканированный, но заверенный подписью и печатью. Обычно поиски сданной в архив бумаги отнимают много времени, а иногда и вовсе не заканчиваются успехом из-за её утери или порчи. Эти и многие другие проблемы идеально решает документов.

Рассмотрим некоторые из преимуществ хранения информации в электронном виде:

- Поддержание порядка в офисе. Имея электронный архив бухгалтерской документации, Вы навсегда избавитесь он бумажных завалов на рабочих местах.

- С помощью электронной системы Вы ускорите процесс поиска необходимого Вам документа.

- Электронная библиотека-архив без проблем интегрируется с учётными системами (например, 1С, SAP и др.).

- Возможность формирования пакетов документов. Очень часто аудиторы требуют подборку первичных документов за разные периоды. С электронным архивом вы сможете сделать это значительно быстрее.

- Обеспечение безопасности данных. Вы сможете установить уровень доступа каждого сотрудника к тем или иным документам. Удаление данных или внесение изменений будет возможно только после получения разрешения.

- Хранение бухгалтерских документов в электронном виде позволит пользоваться ими многим пользователям одновременно.

- Электронная библиотека-архив позволяет как централизованный, так и децентрализованный ввод документа в архив. Децентрализованный ввод будет полезен и удобен в случае, если организация имеет распределённую структуру, каждому из подразделений которой необходим доступ к данным.

- Ведение полной отчётности по работе с документом. В любой момент есть возможность сделать запрос на выдачу полной информации по истории работы с документом.

Хранение бухгалтерских документов при помощи электронной системы помогает оптимизировать процесс классификации, систематизации, поиска и разграничения прав доступа к электронной базе данных. Благодаря системе стало возможно вводить документы ретроспективным способом, это значит, осуществить привязку к ранее заведённым документам их электронные варианты.

Для установления системы электронного архива специалистами проводится целый комплекс работ, среди которых: сортировка материала, и документов, ввод данных. Отметим, что сканирование чертежей и других документов для Вашего электронного архива будет производиться на специальном оборудовании по методу потокового сканирования, что в сочетании с автоматическим распознавании текста значительно ускорит сам процесс, а так же сделает возможным оцифровку неформатных и ветхих документов.

Бухгалтерская документация – очень важное звено, позволяющее не только отразить суть тех или иных экономических явлений, но и расшифровать обороты по каждому соответствующему счёту оборотной ведомости. Именно поэтому рациональная организация системы документооборота необходима в сфере бухгалтерского учёта.

Возможно вам будет интересно :

• Кредитный брокер. Тонкости профессии
• Оценка стоимости бизнеса на мировом рынке
• Работа по гражданско-правовому договору!
• Водные и другие методы закаливания
• Тренинги – обучение для компании.
• как заработать на форекс?
• Рост цен на малазийскую недвижимость не пугает инвесторов
• Работаем с индикатором DMI

Среда, Январь 20th, 2010| Рубрика: статьи.